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    建設工程領域印章管理法律風險及防范措施

        在建設工程領域,基于建設項目周期長、地域廣、流動性強、合同關系繁雜等特殊性,施工企業印章使用的種類以及數量相較之普通企業都更為龐大,而與之相對應的印章管理也就更加復雜。近年來,施工領域中與印章有關的民事、刑事案件頻發,部分施工企業因印章管理制度的缺失而致使其隱含的諸多法律風險瞬間暴露無遺,其中以表見代理最為典型。由此,當務之急即是對施工領域的印章法律問題進行總體把握,從而形成全面完備的防范措施以有效規避印章管理法律風險,進而維護建設工程領域內各方主體的合法權益。

    一、企業印章緒論

    企業印章是指企業依法刻制的以文字與圖案相結合以表明企業主體身份的憑證。企業印章是企業在生產經營活動中的標識,其對內對外代表企業,企業依據印章承擔責任。


    企業印章所蘊含的重要法律意義寓于印章的主要作用之中。第一,印章能夠確認法律關系。民事法律關系有賴于民事主體的意思表示,書面或口頭的意思表示載體對法律關系的形成有至關重要的影響。印章作為書面的意思表示,可以確認民事法律關系,并影響由此產生的法律后果。第二,印章能夠證明法律關系的主體。蓋章的主體是意思表示的作出主體,亦即法律關系的承載主體。企業的名稱是印章必不可少的組成部分,據此即可證明法律關系主體之所在,法律關系主體藉此承擔權利與義務。第三,印章能夠表明代表權限。企業法人作為一種法律擬制的人格,其需要以自然人為代表才能參與到民事法律關系之中,印章即是企業法人對代表權限的認可。


    基于企業在營業活動中各類工作的需要,按照功用的不同將印章主要分為以下四類:第一,企業公章,又稱為企業法人章,是代表企業的最高效力的印章。加蓋了企業公章的文件,即表明企業以其名義,采用書面載體的形式作出了合法有效的意思表示。此外,實務中常有人將刻有法定代表人名字的私人章簡稱為法人章,實際上兩者屬于不同概念的產物。法人章是指企業作為法人具有獨立主體效力的章即公章;而法定代表人與企業法人并非劃等號的概念,刻有法定代表人名字的是法定代表人的私人印鑒,通常配合公司行政事務用于支票的開取、稅務的申報等規定用途。第二,專用章,刻有企業名稱且限定用于某種功能的印章,包括財務專用章、合同專用章等主要針對某一類特定事務而設置的印章。例如財務專用章,顧名思義是用于辦理企業會計核算和銀行結算業務等而專門刻制;合同專用章,在企業簽訂合同時可代替公章而使用。第三,部門印章,企業所屬部門或者分支機構等非法人實體的印章,在建筑施工企業中較為常見的部門印章是項目部章,也是本文所討論的建筑施工企業印章管理中存在較大風險的印章。第四,其他功能印章,主要用于企業日常事務管理,包括收發章、騎縫章、校對章及附件章等。

    二、建筑施工企業印章管理的典型風險

    企業印章作為企業意思表示外化的體現,對企業經營活動的開展有著重要影響,混亂的印章管理可能為企業帶來嚴重的風險,甚至產生關乎企業存亡的后果。由于企業合規意識的淡薄和內控制度的欠缺,大型建筑施工企業通常體量龐大、用印頻繁,其內部印章管理的不規范操作導致的各種風險案例層出不窮,成為了企業印章管理的重災區。本文筆者將立足印章管理的風險防控,結合實務中的真實案例,分析建筑施工企業印章管理中所存在的典型法律問題。

    (一) 印章數量大、種類多,各類印章管理混亂

    現代企業治理模式下,隨著經濟體量增長、經營規模擴大,一家企業必然會根據業務分工和人員協調的需要內化出為數眾多的職能部門。而對大型建筑施工企業來說,企業總部更多只是企業運營方針的制定者,不同區域的戰略布局還需要在該區域進行分解落實。跨地區經營項目的開展要求建筑施工企業在項目當地設置區域性生產經營實體,以適應不同地域條件的差異性并將跨地區經營成本盡可能的壓縮。各部門、各經營實體間相對獨立,且具有分散性的特征,在其各自職務范圍內所涉的業務往來和面對的客戶群體多有不同,則建筑施工企業需要為其配備相應的企業印章。加之建筑施工項目運作周期長,項目本身的施工期可能長達數年,加之項目結束后尚待完成結算、質保等后續工作,項目部印章難以得到及時銷毀。如此一來,建筑施工企業經管的印章往往會呈現出數量龐大、種類繁多的特征。但是,許多建筑施工企業并未有針對性地出臺企業印章管理制度。用印審批流于形式,先用后批、審批不嚴的現象迭出;重視領導審批而輕視制度審批;各類印章混為一談,不加區分隨意使用;更有甚者,連用印臺賬都未設置,無人知曉印章之所在,為法律風險的滋生提供了溫床。

    (二) 印章制刻監管不嚴,私刻、濫刻亂象叢生

    《國務院關于國家行政機關和企業事業單位社會團體印章管理的規定》第二十三條規定:“印章制發機關應規范和加強印章制發的管理,嚴格辦理程序和審批手續。國家行政機關和企業事業單位、社會團體刻制印章,應到當地公安機關指定的刻章單位刻制。”公安部《印章治安管理辦法(草案)》的第十條也明確了:“需要刻制印章的單位應當到公安機關批準的刻制單位刻制;刻制單位將刻制的印章向公安機關辦理印鑒備案后,方準啟用。”但在企業實務中,私刻公章、濫刻公章的亂象比比皆是,讓這些規定幾乎成了一紙空文。龍成公司下屬員工私刻印章并以龍成公司名義與中鐵公司簽訂合同,雖事后案涉員工承認印章系私刻,但由于龍成公司在另案中已使用該印章且未提出異議,最高人民法院在再審裁定中仍然認定龍成公司應承擔責任。[注1]龍成公司的遭遇并非個案,大量因印章刻制監管不嚴導致的私刻濫刻的情形在實踐中屢見不鮮,已成為建設施工企業亟待解決的嚴重隱患。

    (三) 印章跨地區使用協調、管理難

    公安部《印章治安管理辦法(草案)》第十三條第一款規定:“需要刻制印章的單位,只能申請刻制一枚單位法定名稱章。”對于大型建筑施工企業來說,跨地區項目的投標比選、合同簽訂等工作均需要使用企業印章,這導致了“一枚印章,多地需求”的矛盾。而出于種種原因,電子印鑒等做法尚未得到業界的廣泛認可,實踐中建筑施工企業為了應對印章跨地區使用的難題,或是企業總部安排專人攜帶企業印章前去處理相關事宜,或是通過郵寄等手段將企業印章交付給需要跨地區使用印章的單位自行操辦。無論采取何種方式,印章在“差旅”過程中幾經輾轉,面臨著經辦程序復雜,經手人員眾多的問題,大大增加了印章丟失的風險,給企業管理帶來隱患;在各單位印章交接過程中,也容易出現監管的真空地帶,導致兩頭都不知悉印章的現時情況。即使未造成嚴重后果,印章跨地區使用成本高,效率低,企業生產經營活動顧此失彼,受其掣肘。

    (四) 項目部印章使用引發表見代理風險

    如前文所述,建筑施工企業的項目部印章屬于企業部門印章的一個重要分支。無論是在實務界還是理論界中,項目部印章的效力都是一個熱點問題,有表見代理、無權代理及越權代理等觀點。縱觀近年來的相關判例,不難發現目前的司法實踐傾向于將項目部印章的效力問題認定為表見代理,筆者也頗為認可。結合《民法總則》第一百七十二條[注2]、《合同法》第四十九條[注3]、第五十條[注4]、《關于當前形勢下審理民商事合同糾紛案件若干問題的指導意見》第十三條[注5]對表見代理的相關規定,以及結合建筑施工企業的實務,項目部印章的使用往往使得善意相對人相信行為人具備合法代理權,基于對此產生的信賴而作出了意思表示,由此產生了表見代理的法律后果。故對建筑施工企業而言,項目部印章引發的表見代理及由此釀成的“苦果”俯拾即是[注6],對該問題給企業合規管理帶來的風險不容忽視。

    (五) 印章嗣后管理缺失,作廢印章大量積壓

    建筑施工企業建設工程項目數量多,周期長,為了追求企業利潤最大化,在一個項目竣工驗收并完成財務核算后很快又得開展新的項目,對比起來,已完成項目的印章的嗣后處置的重要性就顯得不甚突出了。這導致了建筑施工企業在印章管理中“重發放輕回收”的特點。項目完結后,由于印章嗣后管理制度的缺位,印章交接沒有固定手續,致使企業印章或是由某一名員工保管,或是根本處于無人看管的狀態。針對已經作廢的印章,回收過程中由誰負責,回收之后由誰銷毀,企業規定不甚明確,催生出企業認為印章已經“壽終正寢”,而實際上仍在“作威作福”的真實案例。[注7]

    三、從《中央企業合規管理指引》看印章管理風險的防范之道

    (一) 《中央企業合規管理指引》的原則性指導

    2018年11月9日,為了推動中央企業全面加強合規管理,加快提升依法合規經營管理水平,著力打造法治央企,保障企業持續健康發展,國務院國有資產監督管理委員會印發了《中央企業合規管理指引(試行)》,要求央企重視合規管理,構建規范的央企管理制度。《指引》所釋放的信號以及對企業合規管理的重大指導作用對建筑施工企業而言同樣影響深遠。


    《指引》首先對企業合規管理提出了整體合規的概念,將“全面覆蓋”原則列為企業合規管理的第一大原則,要求將合規管理做到業務領域全覆蓋、業務部門全覆蓋、業務人員全覆蓋以及業務流程全覆蓋。《指引》隨后明確了企業合規管理的“強化責任原則”,要求建立全員合規責任制,上到企業主要負責人,下到各崗位員工,必須落實每一個崗位的合規責任。《指引》接著強調了合規管理的“協同聯動”原則,肯定了企業各部門工作統籌銜接在推動企業合規管理體系有效運行中的重要作用。《指引》列出的第四大原則是“客觀獨立”原則,要求企業應當在合規管理過程中做到:嚴格依法、客觀評價、獨立履職、不受干涉。上述四大原則是國資委對央企開展合規管理工作的綱領性要求,體現出國家對企業合規的高度重視,以及對企業治理水平提升的迫切期待。建筑施工企業也應深刻領悟《指引》的原則性指導,在印章合規管理做到全面、責任、協調、獨立多管齊下,從源頭上規范印章管理的關鍵環節,規避企業風險。

    (二) 建筑施工企業印章管理風險防范的多層次路徑管控

    《指引》對企業合規管理工作做出了系統性、層次性的規定。為推行建立多層次的合規管理體系,《指引》要求企業的董事會、監事會、經理層應當在各自職權領域內充分抓好合規管理職責;企業應當設立合規委員會,由相關責任人或總法律顧問擔任合規管理負責人,承擔組織領導和統籌協調工作;法律事務機構為牽頭部門,組織、協調和監督合規管理工作;各業務部門負責本領域內日常合規管理工作的開展。同時,《指引》也倡導合規管理的多層次運作模式。《指引》列舉了合規管理的重點領域,包括市場交易、安全環保、產品質量、勞動用工、財務稅收、知識產權、商業伙伴等;指明了合規管理的重點環節,涵蓋制度制定環節、經營決策環節、生產經營環節等;確定了合規管理的重點人員,即管理人員、重要風險崗位人員及海外人員。


    前文中,筆者已經充分論證了印章的重要作用,而印章管理自當是企業合規管理中的關鍵一環,則企業印章管理應該嚴格貫徹《指引》的相關規定。《指引》的出臺標志著要求企業管理向合規性方向轉變的政策趨勢,無論是否屬于央企,建筑施工企業都應當在充分學習理解《指引》的基礎上找出本企業印章合規管理中的風險隱患,及時調整相應的印章管理手段和制度。筆者擬以《指引》規定為藍本,結合建筑施工企業印章管理實踐中存在的突出問題提出印章管理路徑管控的對策和建議。

    1. 制度先行——建立健全印章合規管理制度

    制度是管理的基礎,《指引》要求針對重點領域制定專項合規管理制度,并根據法律法規和監管動態的變化,及時將企業外部的相關合規要求內化為規章制度。對比某些建筑施工企業印章管理實踐中“重發放輕監管輕回收”的狀況,健全的印章合規管理制度應當圍繞印章從刻制使用到回收銷毀的全過程。同時,印章合規管理制度不能僅僅停留在口號式的倡導上,更應當注重刻印、用印、管印、銷印的具體流程設計,做到每一環節清晰明確,具有可操作性。而針對不同種類的印章,還應當由總部領導安排各業務部門進行分門別類的管理,建立印章管理臺賬,讓印章動態監控落實到具體部門、具體人員,明確工作義務,強調崗位責任。在此基礎上,還可以研究探索新型印章種類和信息化管理手段,做到風險管控和用印效率的兼顧,形成一套科學高效的印章合規管理制度。

    2. 事前防范——梳理印章管理薄弱環節,構筑風險識別預警機制

    建筑施工企業體量龐大,下屬分支機構眾多,企業管理層往往難以全盤掌握企業整體的相關情況。并且,建筑施工企業這一門類下還有更為細致的劃分,例如土建、安裝、裝飾裝修等,則在企業印章合規管理問題上不可一概而論。所以,各類企業應當摸排企業內部印章管理的實際情況,梳理掌握本企業印章管理的薄弱環節。這些薄弱環節就是企業印章合規風險的高發區,需要企業印章管理部門進行細致布控,對風險的發生、影響及后果等進行詳盡分析。管理部門應當建立長效的風險識別預警機制,以求把風險隱患扼殺在搖籃里。在此過程中可能會發現已經暴露的問題,當即發現就要當即處理,不留持續發酵以致更大損失的空間。

    3. 對癥下藥——制定風險應急預案,提高應對能力

    《指引》第十九條“對于重大合規風險事件,合規委員會統籌領導,合規管理負責人牽頭,相關部門協同配合,最大限度化解風險、降低損失”,指出企業合規管理風險的應對需要企業上下各部門、人員的相互配合。印章的合規管理不僅是印章的保管人和使用人的責任,更是和企業從上至下的每一位員工密切相關。企業管理人員應充分認識到印章合規管理的重要性和必要性,發揮模范作用,從自身做起,嚴厲杜絕“領導審批高于一切”等的不規范做法。建筑施工企業要定期開展印章合規管理風險專項法律培訓,通過發放普法資料、開展專題講座等形式增強全體員工印章使用與管理的風險防范意識。企業還應當定期組織一線接觸印章的使用人、保管人等,針對印章管理典型問題召開研討會,協調制定應急預案,提高風險的應對能力和效率,以求在未來面對由印章管理不善引發的糾紛時,處置者能夠迅速采取有效措施及時化解風險。在每次風險事件處置完畢后,企業也應及時總結經驗教訓,完善應對機制。

    4. 嚴肅追責——強化違規事后問責制度

    建筑施工企業應建立企業印章合規管理風險事后的問責機制,明晰責任范圍,細化懲處標準。落實全員合規責任制,有“章”必有責,用“章”受監督,“損失”要賠償,違“規”要追究。還應當暢通舉報渠道,通過適當獎勵激發所有員工積極檢舉平時所見的印章管理不合規之處,堅決抵制實務中常見的“人情章”、“關系章”。 問責懲戒是企業印章合規管理的最后一道關卡,一旦觸碰底線,對違規現象絕不姑息,嚴格處罰,才能有效規避類似問題的再次發生。

    四、結 語

    印章是法律主體的形象代表,無論是自然人還是法人,“見章如見人”都說明了印章的重要法律地位。如何有效提升企業印章合規管理的水平,是建設現代化企業的一大議題,尤其是針對具有突出行業特點的建筑施工企業而言,印章合規管理風險更成了企業治理中的一大難題。企業的印章管理關系到企業的社會信譽,防范建筑施工企業印章管理法律風險,離不開印章管理立法的完善,同時要求企業強化印章管理法律意識,科學制定企業印章管理制度,以高標準、嚴要求執行印章管理制度。唯有如此,才能使建筑施工企業經營運作更加科學完善,市場秩序更加穩定有序,經濟體制更加牢固而富有活力,讓國家以穩健的步伐邁向建設社會主義強國,實現中華民族偉大復興的中國夢。

    謝曉璐       國浩成都辦公室律師

    鄧人可       國浩成都辦公室實習生

    注釋:

    [1] 2011年11月,龍成公司承建某工程后安排王某、徐某等人組織施工。施工過程中,王某、徐某等人私刻龍成公司的公章,以龍成公司的名義與中鐵公司簽訂《買賣合同》,約定由中鐵公司向施工場地提供鋼材。后中鐵公司以龍成公司未足額支付相應貨款為由提起訴訟,要求龍成公司就王某、徐某等人購買鋼材的行為承擔付款責任。龍成公司辯稱《買賣合同》中所加蓋的龍成公司的印章系王某、徐某等人偽造,拒絕承擔付款責任。此案經歷一審二審后又輾轉最高人民法院再審。最高人民法院認為,根據一、二審法院查明的事實,龍成公司在江蘇省徐州市鼓樓區人民法院(2011)鼓商初字第0563、0564號案件中,向法院提交的法定代表人身份證明、授權委托書上所加蓋的公章與中鐵公司證據材料中加蓋的龍成公司公章是相同的。可見,案涉爭議公章在糾紛發生前已經實際使用,龍成公司對此不僅明知,且也已認可。雖然王某在接受公安機關詢問時承認其安排員工私刻了龍成公司公章,但是因該公章在案涉糾紛前的另案中已經使用,龍成公司明知該印章的存在而未提出異議,即使該公章確為王某私刻,除非能夠證明相對方明知公章系私刻的事實,龍成公司仍要對該公章的使用承擔民事責任。

    [2]《民法總則》第一百七十二條規定:“行為人沒有代理權、超越代理權或者代理權終止后,仍然實施代理行為,相對人有理由相信行為人有代理權的,代理行為有效。”

    [3]《合同法》第四十九條規定:“行為人沒有代理權、超越代理權或者代理權終止后以被代理人名義訂立合同,相對人有理由相信行為人有代理權的,該代理行為有效。”

    [4]《合同法》第五十條規定“法人或者其他組織的法定代表人、負責人超越權限訂立的合同,除相對人知道或者應當知道其超越權限的以外,該代表行為有效。”

    [5]《關于當前形勢下審理民商事合同糾紛案件若干問題的指導意見》第十三條規定:“合同法第四十九條規定的表見代理制度不僅要求代理人的無權代理行為在客觀上形成具有代理權的表象,而且要求相對人在主觀上善意且無過失地相信行為人有代理權。合同相對人主張構成表見代理的,應當承擔舉證責任,不僅應當舉證證明代理行為存在諸如合同書、公章、印鑒等有權代理的客觀表象形式要素,而且應當證明其善意且無過失地相信行為人具有代理權。”

    [6] 2007年4月,武漢某建筑公司將某住宅中的下水道工程分包給自然人肖某,雙方未簽訂合同。2007年底,由于其他部分的工程導致已完成的部分下水道工程遭到破壞,需重新施工。2008年,針對需重新施工的部分工程,肖某填寫了簽證單,建筑公司在簽證單的施工單位欄加蓋了公司的項目部技術資料專用章,肖某后將此簽證單交給業主和監理進行確認。2009年,肖某起訴建筑公司要求支付重新施工部分的工程款59萬元。庭審中,肖某向法院提供了簽證單、結算書,并另外提供了一份文件。該文件稱,建筑公司已收到肖某提交的結算書并認可結算價,建筑公司項目部的技術資料專用章也同時加蓋于該文件上。建筑公司辨稱,技術資料專用章的保管人員從未在上述文件上蓋章,并且該章只能用于技術資料,不能用于結算,要求法院對所涉工程造價重新進行審計。 本案中,在結算書、簽證單上加蓋公司項目部印章的行為未必獲得了建筑公司的授權。但肖某履行了重新施工的義務,且建筑公司從未對肖某重新施工提出異議,則合同相對人肖某顯然有理由相信所蓋的項目部印章可以代表公章,蓋章人員有代理建筑公司蓋章的權限。最終法院認定:依據表見代理的規則,本案中結算書、簽證單上蓋建筑公司的技術資料章對建筑公司有約束力。

    [7] 2014年2月,某公司因業務需要,將原圓形合同專用章更換成方形。因管理疏忽,未登記收回并銷毀,該印章一直由公司職員李某保管。兩個月后,李某辭職。后該公司收到法院傳票,始知李某用該作廢圓形合同專用章,同某商場訂立了購銷合同,而李某在收到商場定金30萬元后,下落不明。商場遂以違約為由,起訴該公司要求雙倍返還定金60萬元。由于商場在訂立合同時對李某已非公司員工、圓章已失效的事實并不知情,公司對印章未及時銷毀存在過錯,所以李某的行為符合表見代理的構成要件,該公司應當承擔合同項下雙倍返還定金的責任。


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